觀點AI來幫忙，讓新創團隊不加人還能高效運轉！(上)

在這個AI如同熱鍋上的螞蟻般活躍的時代，我們正見證著一場革命的浪潮，我認為可以和工業革命時期蒸汽機的發明相提並論。正如蒸汽機曾經解放了人們從重體力勞動中掙脫出來，AI技術正在把我們從日復一日、乏味無聊的工作中解救出來，開闢了創新和效率的新紀元，這不僅僅是省時省力的問題，更像是在真實世界玩一場大型遊戲，但大家都能用外掛，而且這些外掛是合法的。

最近AI的發展，對新創團隊來說簡直是一場送上門的福音。當新創業團隊或是被行政事務壓得喘不過氣來的團隊面臨著日益增加的工作量時，每個人都夢想著有一根魔法棒，只要輕輕一揮，所有煩人的工作就能神奇地自動完成。這裡，我們將介紹幾款可以成為你團隊中“隱形助手”的商業應用，它們默默地在背後施展魔法，讓你在創業初期不用擔心馬上要增加人手。

1.電子郵件自動管理 - 使用AI郵件助手
想像一下，每天醒來時，你的電子郵件整齊劃一，重要的郵件擺在最前面，要付錢的信件還打上星星提醒你，垃圾郵件就不要再花時間看了。用SaneBox或Clean Email這樣的AI郵件助手，讓你的郵件井井有條，而且你還可以把那些討厭的發信人直接丟進黑名單，就像變了心的女朋友，回不來了。

2.會議記錄自動化 - 轉寫服務
創業時間很寶貴，如果你也討厭會後花時間整理會議記錄，那麼Otter.ai或者Seasalt.ai就像是送上門的神救援。它們能在會議中錄音並轉寫內容，讓團隊成員可以全神貫注於討論而不是做筆記。這些工具甚至能自動摘要重要事項。(當然，你要把它當作助手，還是要盯一下他有沒有正確紀錄，因為有時候開會討論美食的時間太久，紀錄可能變成美食攻略之類的。)

3.任務自動分配 - 專案管理工具
利用Asana、Trello或ClickUp這些專案管理工具，就好像團隊中多了一位超級高效的協調者，可以建立一些規則自動把任務分配給最適合的人。你只需要在品嘗早晨鹹豆漿時，對著螢幕輕輕一笑，這些工具就能理解你的意圖，把所有任務自動化分配好，連誰負責去拿uber送到的午餐這類小事都能輕鬆安排。

4.客戶關係自動追蹤 - CRM系統
使用HubSpot或Salesforce這樣的CRM系統，就像團隊中擁有一位擁有超人記憶力的秘書，能夠記住每位客戶的喜好，並在合適的時候提醒或是自動跟進。這樣一來，你就不會忘記發送客戶生日祝福或是紀念日小禮。

5.社交媒體管理 - 自動發布工具
如果你的團隊還在手動管理社交媒體，那真的太過時了。利用Buffer或Hootsuite等工具，你可以提前規劃並自動發布社交媒體內容，就像有一位隨時待命的社交媒體精靈，幫你在最佳時機發布吸引眼球的內容。這樣一來，你就可以把更多時間花在探索隱藏在巷弄中的咖啡店。

6.文案創作 - 使用AI文案助手
曾經因為寫不出吸引人的行銷文案而煩惱嗎？現在，有了像Copy.ai這樣的AI文案助手，你只需要給出一個主題，它就能幫你生成既專業又有吸引力的文案，就像有一位創意作家隨時待命，只要你想好梗，就為你寫出動人的文字。

7.圖片創作 - 利用AI圖像生成器
想在社交媒體上發布一些吸引眼球的圖片，但又不是設計高手？不用擔心，Canva和Create.vista等工具提供大量模板和元素，讓你輕鬆創建出專業級的視覺內容。現在，這些工具更加上AI功能，能根據你的描述自動生成圖片，只是要風格一致的話，你要課金或是記得使用一致的提示語(prompt)。未來只需要你動口，畫圖的問題就交給他們吧。

8. 影片製作 - 選擇自動化影片平台
對於那些需要製作影片內容的團隊來說，像Lumen5這樣的平台可以將你的文章或文案自動轉換成引人注目的視頻內容。只需提供文本或連接到你的部落格，它就能幫你挑選相關的圖片、配樂和過場效果，創造出看起來由專業團隊製作的影片。

現在，想像一下這樣的工作環境會是怎樣的？每個人都能在最適合自己的時間和地點工作，不再被繁瑣的行政任務所困擾，團隊協作變得更加流暢。這不只是一個夢想，有了這些強大的自動化工具，這一切都可以成為現實。

當你的團隊面臨行政負擔時，別忘了想想有哪些工作可以交給這些虛擬的助手來幫忙。它們不僅能提高效率，更能讓團隊保持創新和活力，推進事業的發展。在這個過程中，選擇哪一個工具可能會是一個挑戰，但記得，無論選擇哪個，最重要的是它們能為你的團隊帶來真正的價值，而非另一項需要管理的負擔。現在就開始探索，讓這些自動化工具成為你的秘密武器吧！

下集將會進一步介紹AI SaaS服務，讓大家把AI技術玩出新高度!

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本文作者：林文攀顧問

現為臺灣創業合作發展計畫創業顧問、真程旅行社有限公司／負責人，專長為AI智慧化、流程數位化、資訊自動化、行為心理行銷、地方創生。

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