承舊以開新：千盛二代接班的轉型之路

千盛辦公設備深耕中部30年藉數位轉型突破營業瓶頸

彰化有一家名為千盛辦公設備有限公司的小公司，規模僅12人，卻穩定服務超過2000家客戶，從政府單位、金融機構到製造業與醫院，都有它的足跡。它就像辦公室裡的隱形夥伴，默默維護著影印機與事務設備的運轉，確保日常文件能順利流轉。

千盛成立於1993年，由擅長業務的蔡正忠與精於技術的蕭明山共同創立。兩人出身震旦體系，決定離開大集團、白手起家。由於合約規範，他們不得不從零開始，一家一家去開發新客戶。

千盛董事長蔡正忠

「那時候真的不容易，但我們相信只要把服務做好，客戶就會留下來。」蔡正忠說。憑著誠信與品質，他們逐步累積口碑，也養成了一支極為穩定的工程師團隊。這些工程師多半在公司服務十年以上，甚至有人超過二十年，陪伴公司一起走過類比影印機到數位影印機的轉型。

然而，隨著辦公自動化（Office Automation, OA）產業環境轉變，公司也來到世代交替的關鍵時刻。2022年，創辦人之子蔡紀震返鄉加入團隊，從未接觸過事務機產業的他，正嘗試以數位工具為經營30多年的千盛再造經營模式。

土木系畢業的蔡紀震，曾在台北從事營造與學校採購工作，熟悉報價與提案流程。疫情後，蔡紀震得知父親畢生經營的事業大幅衰退，營業額甚至掉了4成，在考量了事業發展及家庭之後，決定回到彰化接班。

「我當時真的完全沒有準備就回來了。」蔡紀震笑說，「剛回來的時候，什麼都想改！」第一件事就是處理老舊庫存與空間優化，讓雜亂的倉儲變得清晰有序。他發現公司過度仰賴業務銷售，而工程師在推動業務上卻力有未逮，於是著手調整內部分工，提升整體效率。

他也自知身為空降主管，恐怕不易被接受，因此在心理與實務上都給予團隊高度尊重，並主動承接難度較高的提案和客訴問題，讓老員工放下戒心，再逐步導入制度，著手重整父親長年仰賴的 Excel 客戶管理表單，建立無紙化的數位化資料庫。

二代接班的父子間，爭執摩擦在所難免，兩人的業務開發和經營風格迥異。父親蔡正忠習慣跑社團、經營人脈、同業也多為跑單幫的一人公司；蔡紀震則積極運用網路行銷方法提升曝光，並強調制度與效率。「做法不同，但用明確分工、持續溝通去找到平衡。」蔡紀震說。

隨著企業用紙量逐年下降，辦公自動化設備產業逐漸萎縮，傳統銷售與維修模式面臨挑戰。千盛過去雖有 ERP 系統，但流程繁瑣且高度依賴手動輸入，導致工程師與助理之間常有資訊落差，客戶叫修流程也時常中斷。

蔡紀震首先決定從流程優化開始，導入雲端行程管理工具，讓工程師在外出服務時能即時更新進度，同時嘗試串接 ERP 與 CRM 系統，讓維修記錄、客戶資料與排程自動整合，減少紙本與電話往返的作業成本。

他的目標是建立「AI預測售後服務系統」。透過蒐集影印機數據及交易資料，系統能提醒工程師更換耗材、零件，提升一次完成率，同時降低客戶停機時間。「就像訂閱制，時間到就有 AI 自動提醒續租、續訂，客戶覺得貼心，工程師也省力。」他說。

這種由「被動報修」轉向「主動預測」的維護模式，減少了突發故障與重工次數，同時降低碳排放與人力消耗。在蔡紀震眼中，千盛企業的轉型目標之一，就是成為提供辦公室解決方案的長期夥伴，他希望透過這樣的服務轉型，重塑企業價值，讓公司在市場上擁有全新定位，持續保有競爭力。

千盛數位轉型導入雲端行程管理工具

長期依循舊流程的團隊，對變革難免有些抗拒，任何牽動工作方式的變革，都需要大量的時間去累積信任。

為了讓改革更聚焦，蔡紀震帶頭參與「N世代學苑實戰班」，在顧問與導師的輔導下，以工作坊的形式凝聚團隊共識，層層梳理客戶需求及企業轉型的痛點。

更重要的是，實戰班顧問及導師作為「中立第三方」，親自參與導入流程，在轉型措施推動時發揮了潤滑劑的角色，幫助團隊度過轉型的陣痛期。若提出建議者是接班人的角色，容易被誤解為權力管控；但若由顧問出面，則較容易被接受是從專業角度解決問題、減輕負擔。

看得見、能感受的成果陸續出現，讓員工們的態度由抗拒轉為支持。蔡紀震說：「如果靠自己摸索，可能要 3～5 年；但透過實戰班，我們半年內就看到成果。」企業官網重新開張，原本一張報修單須反覆填寫三四次，如今可以線上叫修，只需輸入一次資料，即可同步至各平台，作業效率顯著提升，客戶續約率和滿意度也持續提升。

有了初步的成果，團隊學會如何回頭檢視流程、建立SOP、傾聽第一線意見，未來將持續應用於更多制度升級中。

一代用人脈和口碑打下基礎，二代則以數據與系統開啟新局。2025年，蔡正忠正式退出公司經營層，由蔡紀震全面接班，表現獲得父親高度肯定。

接下來，蔡紀震希望透過制度化，將資深工程師的經驗轉化為知識系統，並持續導入數位工具，讓團隊工作更有系統、效率更高。他也規劃未來併購無人接班的同行，擴大服務版圖。

蔡紀震認為「數位轉型不是替代舊工具，而是讓傳統服務升級」，透過服務經驗疊加，結合客戶體驗思維及AI售後預測系統，讓千盛在變化快速的環境裡覓得方向。

千盛董事長蔡正忠 / 特助蔡紀震合影